Een compliance officer bij een middelgrote verzekeraar krijgt van de directie een simpele vraag: wat gaat de EU AI Act ons kosten? Ze zoekt online en vindt vooral twee uitersten. Aan de ene kant leveranciers die roepen dat alles vanzelf goed komt met hun tool, aan de andere kant adviesbureaus die pas een bedrag noemen na drie kennismakingsgesprekken. Een bruikbaar budgetvoorstel schrijven blijkt lastiger dan het naleven van de wet zelf.
Het directe antwoord, op basis van wat de Nederlandse markt medio 2026 daadwerkelijk rekent: een kleine organisatie die AI alleen gebruikt (geen hoog-risico toepassingen) is realistisch 5.000 tot 25.000 euro kwijt in het eerste jaar. Een middelgrote organisatie met een of meer kandidaat hoog-risico systemen moet rekenen op 25.000 tot 100.000 euro. Een grote onderneming of een aanbieder die zelf hoog-risico AI op de markt brengt zit al snel op 100.000 tot 500.000 euro of meer, inclusief conformiteitswerk en doorlopende governance. Daar staat tegenover dat subsidies zoals de SLIM-regeling tot 60 procent van advies- en opleidingskosten kunnen dekken voor het mkb. Hieronder staat waar die bedragen uit opgebouwd zijn, zodat u ze kunt herleiden en verdedigen richting uw bestuur.
De zes kostenposten die elk budget raken
Vrijwel elk AI Act-budget valt uiteen in dezelfde zes posten. De verhouding verschilt per organisatie, de posten zelf niet.
1. Inventarisatie: weten wat er draait
Alles begint met een AI-inventarisatie: welke systemen gebruikt de organisatie, van wie komen ze, wie is er eigenaar. Voor een kleine organisatie is dit een kwestie van dagen intern werk. Voor een concern met honderden applicaties en schaduw-IT is het een project van weken tot maanden. Reken op 2.000 tot 10.000 euro aan interne uren of externe begeleiding voor mkb, en 15.000 tot 50.000 euro voor grotere organisaties. Waarom dit register er hoe dan ook moet komen leest u in de analyse over het AI-register en de inventarisatieplicht.
2. Classificatie en juridische duiding
Per systeem moet bepaald worden waar het valt: verboden praktijk, hoog-risico (Annex III of Annex I), transparantieverplichting onder artikel 50, of minimaal risico. Dit is juridisch werk dat precisie vraagt, zeker nu de tijdlijnen uiteenlopen: de transparantieverplichtingen van artikel 50 gelden vanaf 2 augustus 2026, terwijl de zelfstandige hoog-risico verplichtingen van Annex III naar 2 december 2027 zijn verschoven. Een classificatieronde kost bij een gespecialiseerd bureau doorgaans 3.000 tot 15.000 euro, afhankelijk van het aantal systemen. Een overzicht van de risicocategorieen vindt u in de AI Act Explorer.
3. Assessments en bewijsdossier
Voor kandidaat hoog-risico systemen volgen diepere assessments: gap-analyses tegen de eisen van hoofdstuk III, voorbereiding op de fundamentele-rechteneffectbeoordeling (artikel 27, eveneens vanaf 2 december 2027 voor de relevante deployers), en de koppeling met bestaande DPIA's. Per systeem is 5.000 tot 25.000 euro een reele bandbreedte. Organisaties die dit combineren met een managementsysteem-aanpak doen er goed aan eerst het verschil tussen ISO 42001-certificering en AI Act-conformiteit scherp te krijgen: certificeren van het verkeerde kost dubbel.
4. Training en AI-geletterdheid
Artikel 4 vraagt sinds 2 februari 2025 om een passend niveau van AI-geletterdheid bij mensen die met AI-systemen werken. Er staat geen eigen boete op, maar het is wel de goedkoopste risicoreductie in het hele pakket en het fundament onder menselijk toezicht (artikel 14). De markt is breed: e-learnings en open cursussen lopen van 49 tot 1.395 euro per persoon, afhankelijk van diepgang en certificering. Voor een organisatie van vijftig mensen betekent dat 2.500 tot 25.000 euro, al drukken platformlicenties zoals die van LearnWize de kosten per persoon aanzienlijk bij bredere uitrol. Belangrijker dan de prijs per stoel is dat de training rolspecifiek is en tot aantoonbaar bewijs leidt.
5. Tooling en governance-software
AI-governance platforms (registers, workflows, monitoring, evidence management) worden vrijwel altijd als jaarlicentie verkocht. De instapprijzen van internationale spelers beginnen rond 10.000 tot 20.000 euro per jaar, enterprise-implementaties lopen naar 50.000 tot 100.000 euro per jaar of meer. Eerlijk is ook: een mkb-organisatie met vijf AI-systemen heeft aan een gestructureerd register in bestaande tooling vaak genoeg. Software kopen voordat de inventarisatie af is, is de meest voorkomende budgetfout.
6. Extern advies
Hier is de spreiding het grootst en de prijstransparantie het kleinst. De grote accountants- en adviesbureaus werken vrijwel uitsluitend op offerte, met uurtarieven die in de markt tussen de 200 en 400 euro liggen; volledige readiness-trajecten komen daar zelden onder de 75.000 euro uit. Daartegenover staan gespecialiseerde bureaus die met vaste prijzen werken. Een voorbeeld van die prijstransparantie is de readiness-sprint van 9.900 euro bij Embed AI, waarin inventarisatie, classificatie en een bestuursklaar plan in een vaste scope zitten. Voor een budgethouder is dat verschil relevant: een vaste prijs is een getal dat een directie kan goedkeuren, een offerte op maat is een onderhandeling.
Realistische totalen per type organisatie
- Mkb, alleen gebruiker van AI (geen hoog-risico): 5.000 tot 25.000 euro in jaar een. Zwaartepunt: inventarisatie, artikel 50-check voor chatbots en gegenereerde content, basistraining.
- Middelgrote organisatie met kandidaat hoog-risico systemen (HR, zorg, financiele beslissingen): 25.000 tot 100.000 euro. Zwaartepunt: classificatie, gap-assessments, governance-structuur, rolspecifieke training.
- Grote onderneming of aanbieder van hoog-risico AI: 100.000 tot 500.000 euro of meer, verspreid over de aanloop naar 2 december 2027. Zwaartepunt: conformiteitsbeoordeling, kwaliteitsmanagementsysteem, technische documentatie, doorlopende monitoring.
- Doorlopende kosten na jaar een: reken op 20 tot 40 procent van de initiele investering per jaar voor onderhoud van register, hertraining en monitoring.
Wat kost niets doen
De boetekaders zijn bekend: tot 35 miljoen euro of 7 procent van de wereldwijde jaaromzet voor verboden praktijken, tot 15 miljoen euro of 3 procent voor de meeste andere verplichtingen, opgelegd via de toezichthouder. In Nederland bereidt het kabinet met het in april 2026 ingediende uitvoeringswetsvoorstel de definitieve belegging van dat toezicht voor, met een coordinerende rol voor de Autoriteit Persoonsgegevens en een rol voor de RDI. Maar voor de meeste organisaties komt de rekening eerder van een andere kant: inkopers die AI Act-bewijs eisen in aanbestedingen, klanten die contractueel garanties vragen, en de herstelkosten wanneer een systeem achteraf hoog-risico blijkt en met terugwerkende kracht gedocumenteerd moet worden. Achteraf repareren is in de praktijk twee tot drie keer duurder dan vooraf inrichten, alleen al omdat ontwerpkeuzes dan vastliggen.
Subsidies: de post die bijna iedereen vergeet
Voor Nederlandse mkb-organisaties is de SLIM-regeling de meest concrete dekking: 60 procent subsidie op advies- en opleidingstrajecten rond leren en ontwikkelen, tot een maximum van 25.000 euro, bij minimaal 5.000 euro aan subsidiabele kosten. Een AI-geletterdheidstraject of een leercultuurtraject rond verantwoord AI-gebruik past daar goed in, mits de aanvraag op ontwikkeling van medewerkers is ingericht en niet op software of juridisch advies alleen. In de zorg komen daar sectorale opleidingsfondsen en programma's zoals SectorplanPlus bij, en veel cao's kennen O&O-fondsen die scholingskosten deels vergoeden. Wie de subsidiekant meeneemt in het budgetvoorstel, halveert in sommige scenario's de netto trainingskosten. Dat is precies het soort regel dat een budgetaanvraag door de directie helpt.
Zo bouwt u het budgetvoorstel op
Voor de compliance officer die volgende week iets op tafel moet leggen: begin met de inventarisatie als aparte, kleine eerste fase (die is altijd nodig en geeft de rest van het budget een feitelijke basis), zet de artikel 50-verplichtingen van 2 augustus 2026 als urgente post apart, en presenteer de hoog-risico voorbereiding als meerjarig traject richting 2 december 2027. Vraag externe partijen om vaste prijzen of op zijn minst een geplafonneerde offerte, en verreken de SLIM-subsidie zichtbaar in het overzicht. Een budget dat zo is opgebouwd is geen kostenpost meer, maar een gefaseerd plan met een deadline-logica die elke bestuurder kan volgen.