De HR-directeur van een logistiek bedrijf wil twee AI-tools invoeren: een systeem dat binnenkomende sollicitaties voorselecteert en een dashboard dat de productiviteit van planners inzichtelijk maakt. De licenties zijn al bijna rond. Dan meldt de voorzitter van de ondernemingsraad zich: "Hebben wij hier eigenlijk instemmingsrecht?" Een goede vraag, en het antwoord bepaalt of het project door kan of eerst terug moet naar de tekentafel.
Het directe antwoord: ja, in veel gevallen moet de ondernemingsraad instemmen met AI-tools op de werkvloer. De grondslag staat in artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Zodra een AI-tool persoonsgegevens van medewerkers verwerkt (sub k) of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties (sub l, het personeelsvolgsysteem), is het besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van zo'n regeling instemmingsplichtig. Voert de werkgever de tool toch in zonder instemming, dan kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen. In dit artikel zetten we op een rij wanneer het instemmingsrecht precies geldt, wat de EU AI Act daar bovenop legt en hoe HR en OR dit praktisch organiseren.
Wat artikel 27 WOR precies regelt
Artikel 27 lid 1 WOR somt de onderwerpen op waarvoor de ondernemer voorafgaande instemming van de OR nodig heeft. Voor AI op de werkvloer zijn twee onderdelen bijna altijd relevant:
- Sub k: regelingen over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van de personen die in de onderneming werken. Vrijwel elke AI-tool die iets doet met medewerkersdata valt hieronder, van een CV-screeningstool tot een chatbot die HR-vragen afhandelt en gesprekken logt.
- Sub l: regelingen over voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers. Dit is het klassieke personeelsvolgsysteem, en de formulering is bewust ruim.
Twee nuances zijn juridisch belangrijk. Ten eerste gaat het instemmingsrecht over regelingen: besluiten van algemene strekking die voor een groep medewerkers gelden. De aanschaf van software is op zichzelf geen regeling, maar de invoering van een AI-tool voor werving, beoordeling of planning is dat in de praktijk vrijwel altijd wel, omdat er beleid onder ligt over wie het systeem gebruikt, welke data erin gaan en wat er met de uitkomsten gebeurt. Ten tweede zegt sub l "gericht op of geschikt voor". Het doel van de werkgever is dus niet doorslaggevend. Een AI-planningstool die als bijvangst per medewerker bijhoudt hoe snel taken worden afgerond, is geschikt voor prestatiecontrole en daarmee instemmingsplichtig, ook als niemand van plan is die data zo te gebruiken.
Naast het instemmingsrecht kan ook het adviesrecht spelen: artikel 25 lid 1 sub k WOR geeft de OR adviesrecht bij de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. Bij een organisatiebrede uitrol van AI lopen advies- en instemmingstraject dus vaak parallel.
Wanneer is een AI-tool instemmingsplichtig?
Een praktische toets in drie vragen:
- Verwerkt de tool persoonsgegevens van medewerkers of sollicitanten? Denk aan CV's, beoordelingen, chatlogs, inlogtijden, locatiegegevens of productiviteitsmetingen. Zo ja: sub k is in beeld.
- Kan de tool worden gebruikt om aanwezigheid, gedrag of prestaties te volgen? Ook als dat niet het doel is. Zo ja: sub l is in beeld.
- Gaat het om een regeling met algemene strekking? Een pilot met drie vrijwilligers kan er nog buiten vallen, maar zodra de tool onderdeel wordt van het HR- of werkproces voor een groep medewerkers, is er een regeling.
Concreet betekent dit dat CV-screening en sollicitantenranking, AI-ondersteunde beoordelings- en promotiesystemen, productiviteits- en outputdashboards, AI-monitoring van e-mail of klantgesprekken en algoritmische roosterplanning vrijwel altijd instemmingsplichtig zijn. Een generieke AI-assistent waarmee medewerkers zelf teksten schrijven zit in een grijzer gebied: geen personeelsvolgsysteem, maar zodra prompts en gebruik per medewerker worden gelogd en herleidbaar zijn, komt sub k alsnog om de hoek kijken.
Wat als de werkgever de OR passeert?
Voert de ondernemer een instemmingsplichtig besluit in zonder instemming, dan kan de OR schriftelijk de nietigheid inroepen. Dat moet binnen een maand nadat de ondernemer het besluit heeft meegedeeld of nadat de OR heeft gemerkt dat het wordt uitgevoerd (artikel 27 lid 5 WOR). Het besluit geldt dan juridisch als niet genomen en de OR kan bij de kantonrechter naleving afdwingen. Omgekeerd kan de ondernemer, als de OR instemming weigert, de kantonrechter om vervangende toestemming vragen (artikel 27 lid 4 WOR). Die weegt dan of de weigering onredelijk is of dat zwaarwegende bedrijfsbelangen het besluit vergen. Voor HR is de les simpel: het instemmingstraject overslaan levert geen tijdwinst op, maar een project dat maanden stilligt.
Daarnaast kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens mee. Werknemersmonitoring raakt de AVG, vaak inclusief de plicht om vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren. De AP is bovendien de coördinerend toezichthouder voor algoritmes en AI in Nederland, naast de RDI voor de meer technische kant. Een schending van de WOR en een AVG-overtreding gaan in monitoringzaken geregeld hand in hand, met bij de AVG een mogelijke boete via de toezichthouder.
Wat de EU AI Act hieraan toevoegt
De WOR regelt de zeggenschap, de EU AI Act regelt de kwaliteits- en transparantie-eisen aan het systeem zelf. Drie punten zijn voor HR-toepassingen relevant.
Hoog-risico per 2 december 2027. AI-systemen voor werving en selectie, promotie- en ontslagbeslissingen, taakverdeling en het monitoren en evalueren van medewerkers staan in Annex III van de AI Act en gelden als hoog-risico. De verplichtingen voor deze categorie zijn via het Digital Omnibus-pakket verschoven naar 2 december 2027; het politieke akkoord daarover ligt er sinds mei 2026 en het Europees Parlement stemde op 16 juni 2026 in, al moet de publicatie in het Publicatieblad nog volgen. Voor werkgevers die zulke systemen inzetten komt daar een verplichting bij die direct aan de medezeggenschap raakt: artikel 26 lid 7 AI Act verplicht de werkgever om werknemers en hun vertegenwoordigers te informeren voordat een hoog-risicosysteem op de werkvloer in gebruik wordt genomen. De OR die nu al aan tafel zit, is daar straks dus ook formeel de gesprekspartner.
Transparantie per 2 augustus 2026. Artikel 50 AI Act verplicht vanaf 2 augustus 2026 onder meer dat mensen weten dat ze met een AI-systeem interacteren. Een HR-chatbot voor medewerkers of sollicitanten moet zich dan als AI kenbaar maken. Deze datum is niet uitgesteld en staat dus deze zomer voor de deur.
AI-geletterdheid nu al. Artikel 4 AI Act geldt sinds 2 februari 2025 en vraagt van organisaties dat medewerkers die met AI werken over voldoende AI-geletterdheid beschikken. Geen bepaling met een eigen boete, wel de fundering onder zinvol menselijk toezicht (artikel 14) en precies het soort afspraak dat een OR in een instemmingstraject kan vastleggen: wie krijgt training voordat de tool live gaat? Platforms als LearnWize zijn daarvoor gebouwd.
De praktische route: betrek de OR vroeg en deel je AI-register
De organisaties waar dit soepel loopt, doen drie dingen anders. Ten eerste betrekken ze de OR voordat de leverancier is gekozen, niet erna. Een instemmingsaanvraag over een voldongen feit voelt voor elke OR als een formaliteit en lokt weigering uit; een OR die de selectiecriteria mee heeft bepaald, stemt zelden dwars.
Ten tweede delen ze hun AI-register met de OR. Wie een actueel overzicht heeft van alle AI-systemen in de organisatie, inclusief doel, datastromen en risicoklasse, kan de OR in Ă©Ă©n keer laten zien wat er speelt en per systeem beoordelen of artikel 27 van toepassing is. Hoe je zo'n register opzet, beschreven we eerder in het artikel over de AI-inventarisatie onder de AI Act. Het register is daarmee niet alleen een compliance-instrument, maar ook het natuurlijke agendastuk voor het halfjaarlijkse artikel 24-overleg over de algemene gang van zaken.
Ten derde leggen ze de afspraken vast als regeling: doelbinding, welke data het systeem gebruikt, wie de uitkomsten ziet, hoe medewerkers bezwaar kunnen maken, een evaluatiemoment na zes of twaalf maanden en de toezegging dat de tool niet zonder nieuwe instemming voor monitoring wordt uitgebreid. Wie dit koppelt aan een bredere governance-structuur, bijvoorbeeld langs de lijnen van ISO 42001, heeft het OR-dossier grotendeels al liggen. Organisaties die hulp willen bij het inrichten van dit traject, van AI-register tot instemmingsaanvraag, kunnen terecht bij Embed AI.
De kernboodschap voor HR-directeuren: zie het instemmingsrecht niet als hindernis maar als ingebouwde kwaliteitscheck. En voor OR-leden: u hoeft niet te wachten tot de AI Act-verplichtingen voor hoog-risicosystemen in werking treden. Artikel 27 WOR geeft u vandaag al een stevige stoel aan tafel.